Travailler ensemble en même temps sur un seul document, centraliser toutes les données et les échanges sur une seule plateforme, c’est possible. Un outil collaboratif apporte une autre dimension au travail en équipe.
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Définition
Un outil collaboratif, comme son nom l’indique, est un outil utilisé dans le cadre du travail où chaque membre de l’équipe peut y mettre son grain de sel. Sur un ou plusieurs outils, tous les utilisateurs peuvent travailler simultanément ou de façon successive. Tous les apports de chaque personne sont enregistrés automatiquement et hiérarchisés.
Utilités
Un outil collaboratif en ligne est utilisé par les entreprises afin de :
- Limiter les déplacements au bureau et donc limiter les pertes de temps
- Gagner du temps dans les échanges de documents ou de procédés
- Augmenter le rendement en diminuant les temps off
- Travailler tous en même temps sur un seul projet ou sur un seul document
- Réduire les dépenses inutiles : papiers, encre, stockage sur le serveur…
- Faire des échanges rapides sans passer par les emails
Les atouts que vous offre un outil collaboratif en ligne
Il existe plusieurs types d’outils collaboratifs. Il y les outils pour gérer les projets, ceux pour les partages de documents, les outils de gestion de planning ou encore ceux pour les réunions virtuelles, ainsi de suite. Leurs atouts :
Tout est centralisé
L’outil de collaboration en ligne permet de centraliser tout ce qui peut l’être. Inutile de partager les disques durs ou le serveur interne. Il suffit de se connecter à l’outil en ligne pour travailler. Cette centralisation en ligne est accessible, peu importe où chaque personne se trouve. La centralisation concerne aussi les étapes de déroulement des projets. Chaque membre et les clients peuvent savoir à quel niveau est le projet en cours. Pour l’interne, la direction et les managers peuvent regarder si tout respecte le deadline sans passer par des emails ou des conversations.
Le travail est plus transparent
Étant donné que toutes les modifications et les ajouts sont enregistrés par les outils collaboratifs en ligne, la transparence est présente. Cela implique une responsabilité de la part de toute l’équipe pendant le travail engagé. La transparence sera au niveau de l’avancement de chaque étape, la part de chaque personne, le reporting, les demandes des clients, les commentaires et les réponses.
Exit les réunions physiques
Les réunions en présentiel sont connues pour être chronophages car elles s’étalent toujours un peu plus que la normale. C’est aussi une contrainte de présence. Mais avec un outil collaboratif, les participants peuvent y assister, même s’ils sont en congé dans le cas d’une réunion urgente. Le nombre de participants aux réunions virtuelles est plus nombreux puisque c’est plus rapide et il n’y a aucune contrainte.
