Votre coffre-fort numérique
- La solution My Arkevia : centralise vos documents administratifs dans un espace sécurisé activable via un identifiant et un code secret.
- L’archivage électronique : assure la conservation des bulletins de paie durant cinquante ans tout en garantissant leur intégrité juridique.
- La portabilité numérique : permet de consulter vos données sur mobile même après avoir quitté l’entreprise pour faciliter vos démarches administratives.
Soixante-douze pour cent des entreprises françaises utilisent désormais un coffre-fort numérique pour leurs salariés. Cegedim SRH a conçu la solution My Arkevia pour centraliser tous les documents administratifs dans un espace sécurisé. Marc accède à ses bulletins de paie et ses contrats de travail depuis une interface unique et simplifiée. Cette plateforme garantit un accès fluide et permanent à vos données professionnelles sur le long terme.
Le fonctionnement global de la plateforme de dématérialisation pour chaque collaborateur
Les étapes indispensables pour réussir la première activation de votre compte sécurisé
1/ L’email d’invitation : le service des ressources humaines envoie un lien spécifique sur votre messagerie professionnelle ou personnelle. Ce message contient les instructions nécessaires pour valider votre identité lors de votre arrivée sur le portail.
2/ Les identifiants : le matricule salarié et un code secret temporaire constituent les éléments indispensables pour cette phase d’authentification. Vous devez saisir ces données avec précision pour que le système valide votre profil d’utilisateur.
3/ Le mot de passe : la création d’une clé d’accès robuste et personnalisée assure la protection de votre espace dès la première connexion. Une combinaison de caractères variés renforce la sécurité de vos données sensibles face aux tentatives d’intrusion.
4/ Les notifications : le paramétrage des alertes immédiates vous informe par email dès qu’un nouveau document est déposé par votre employeur. Vous restez ainsi informé en temps réel de la mise à disposition de vos justificatifs de revenus.
Le rôle de l’archivage électronique pour garantir l’intégrité de vos documents personnels
Le système assure une conservation légale de vos fiches de paie pendant une durée minimale de 50 ans. Le scellement électronique empêche toute modification ultérieure des fichiers et préserve ainsi leur valeur probante auprès des organismes officiels. Vous conservez l’accès à vos documents RH même après avoir quitté votre entreprise actuelle. Cette portabilité facilite grandement la constitution de dossiers administratifs comme les demandes de prêt immobilier ou les locations.
| Type de document | Durée de conservation conseillée | Utilité administrative principale |
| Bulletin de paie | 50 ans ou retraite | Justification de revenus |
| Contrat de travail | Toute la carrière | Preuve de relation contractuelle |
| Certificat de travail | Illimitée | Preuve de l’expérience |
| Avenant contractuel | Durée du contrat | Modification des conditions |
L’utilisateur doit maîtriser ces bases techniques pour profiter pleinement des avantages de la dématérialisation. La gestion quotidienne de l’espace personnel demande parfois de savoir réagir face à certains imprévus de connexion ou de navigation.
La gestion des difficultés techniques lors de l’accès à votre espace personnel sécurisé
La procédure de récupération de vos identifiants en cas d’oubli du matricule salarié
1/ Le support papier : le matricule figure généralement en haut à gauche de vos anciens bulletins de salaire ou sur votre badge d’entreprise. Ce numéro unique permet au système de vous identifier sans aucune ambiguïté parmi tous les collaborateurs.
2/ Le lien de secours : la page de connexion My Arkevia dispose d’un bouton spécifique pour réinitialiser un mot de passe égaré. Une procédure sécurisée est alors envoyée instantanément sur votre adresse email de récupération enregistrée.
3/ Le contact RH : le service des ressources humaines reste votre interlocuteur privilégié si l’accès à votre messagerie de secours est impossible. Les gestionnaires peuvent déclencher l’envoi de nouveaux codes d’activation pour débloquer votre situation.
4/ Le dossier spam : la vérification des courriers indésirables est une étape nécessaire lors de l’attente d’un email de réinitialisation. Les filtres de sécurité de certaines messageries déplacent parfois ces messages techniques par erreur.
Les solutions techniques pour accéder à votre espace depuis un smartphone ou une tablette
L’interface de la plateforme s’adapte automatiquement à la taille de votre écran grâce à un design responsive performant. Vous pouvez consulter et lire vos fichiers PDF avec une fluidité optimale depuis n’importe quel navigateur mobile récent. Le téléchargement direct des documents sur votre terminal facilite l’envoi immédiat de justificatifs lors de vos démarches urgentes. La sécurisation par biométrie sur les appareils modernes ajoute une couche de protection efficace pour vos informations privées.
| Problème rencontré | Action immédiate à réaliser | Intervenant à contacter |
| Compte bloqué | Attendre 15 minutes | Support My Arkevia |
| Code secret expiré | Demander un nouveau lien | Service RH employeur |
| Document absent | Vérifier les filtres | Gestionnaire de paie |
| Erreur d’affichage | Mettre à jour le navigateur | Support informatique |
Le coffre-fort numérique My Arkevia simplifie durablement la vie administrative des salariés en centralisant les pièces essentielles. Vous gagnez en autonomie et en sérénité grâce à une gestion dématérialisée de votre patrimoine professionnel. Cette transition vers le zéro papier représente un progrès majeur pour la sécurité et l’accessibilité de vos données personnelles.
