Les logiciels de comptabilité ont facilité la vie des propriétaires d’entreprises en améliorant l’efficacité et en réduisant au maximum les erreurs humaines. Avec une bonne solution de comptabilité, vous économiserez de l’argent et de l’énergie tout en garantissant l’exactitude des données en quelques clics seulement.
Déterminer le champ d’action de votre entreprise
L’élément le plus important à prendre en compte pour les propriétaires d’entreprise est le champ d’activité de leur structure. Vous devez choisir un logiciel de comptabilité compatible avec les objectifs, la stratégie et les politiques de votre entité.
Vous devez considérer les principales fonctions remplies par l’outil. Vous pouvez dresser une liste des autres fonctions nécessitant une assistance au fur et à mesure de l’expansion de l’entreprise, comme :
- la paie ;
- les documents comptables ;
- les comptes clients ;
- l’inventaire ;
- les comptes fournisseurs, etc.
En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez envisager d’utiliser un logiciel spécialisé. Par exemple, il existe des applications personnalisées pour les entreprises du secteur manufacturier, pour les détaillants et les restaurants.
Considérer les données et intelligence
L’intelligence économique et les données sont de plus en plus courantes dans les progiciels modernes. Avec la bonne technologie, vous pouvez garder un œil sur l’évolution de votre entreprise sans avoir à manipuler des données compliquées ou à posséder des compétences avancées en Excel. Un bon logiciel de comptabilité donne accès à des modèles de rapports prêts à l’emploi en plus de vous permettre de personnaliser les vôtres. L’outil analyse les données en votre nom. Vos collègues peuvent créer leurs propres rapports pour les aider dans leurs responsabilités quotidiennes. De nombreux systèmes vous permettront par ailleurs d’exporter des données vers Excel. Vous pouvez cliquer sur https://www.economie.gouv.fr/facileco/quelques-notions-comptabilite pour plus d’informations.
Choisir les logiciels basés sur le cloud computing et accès mobile
La plupart des meilleurs systèmes de comptabilité sont basés sur le cloud computing. Cela vous permettra d’accéder à votre compte à tout moment, où que vous soyez, à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Cette facilité d’accès vous aidera à gérer votre entreprise à distance, chez vous comme en vacances. Beaucoup proposent également des applications mobiles pour contrôler les informations clés et accomplir les tâches essentielles en déplacement. Certains forfaits proposent des applications distinctes pour les employés avec des fonctions de base, comme le suivi du temps et la soumission des reçus de dépenses.
Opter pour les fonctions de base ou avancées
En cas d’importation et d’exportation, vous devrez non seulement enregistrer les paiements dans différentes devises, mais aussi répartir les exigences fiscales différemment. Sans un système capable de le faire automatiquement, vous pourriez involontairement créer beaucoup de travail supplémentaire à votre équipe financière. En tant que partie substantielle de vos dépenses, l’intégration de la paie à votre logiciel de finance générale fournit une visibilité en temps réel de toutes vos dépenses. Dans le secteur de la fabrication, vous aurez besoin de pouvoir gérer les sites indépendamment les uns des autres, mais aussi de voir les chiffres clés de l’ensemble de votre entreprise. Avec un système d’inventaire intégré, vous pouvez gérer vos stocks en temps réel. Certains logiciels permettent une gestion détaillée de ces derniers, par exemple en enregistrant toutes les variétés disponibles, au lieu de les regrouper. Vous aurez certainement besoin d’un logiciel de comptabilité vous permettant :
- de facturer par e-mail ;
- d’enregistrer les dépenses ;
- d’affecter les paiements de coûts spécifiques ;
- de visualiser les feuilles de profits et pertes.
Solliciter l’aide de votre comptable
Les logiciels de comptabilité ne peuvent pas jouer le rôle d’un comptable pour maintenir les procédures comptables et fiscales légitimes suivies par votre entreprise. Chaque entreprise est différente. Votre comptable est capable de vous donner un avis éclairé sur le meilleur choix de logiciel pour votre entreprise. Il peut même être en mesure de vous aider à configurer le logiciel choisi.
